DATENVERARBEITUNG IM RAHMEN DES BEWERBUNGSPROZESS

Hinweise zur Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozess
In diesen Hinweisen möchten wir Sie gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, wenn Sie sich bei uns, der Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH, auf eine offene Stelle oder initiativ bewerben. Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets im Einklang mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und in Übereinstimmung mit den für uns geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen, insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“).

A. Für die Datenverarbeitung Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter
Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH
Mittelgewannweg 27
69123 Heidelberg
datenschutz@himt.de

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit über die angegebene E-Mail-Adresse kontaktieren.

B. Welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und möchten Sie über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten informieren.
Sie haben die Möglichkeit, sich postalisch oder online über ein Online-Bewerbungstool unseres Dienstleisters, mit dem wir eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen haben, zu bewerben. Unser Dienstleister darf Ihre personenbezogenen Daten nur nach unserer Weisung und nur zum Zwecke Ihrer Bewerbung für uns verarbeiten.

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer fachlichen und beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln (z.B. im Lebenslauf oder persönlichen Gespräch).

Wir verarbeiten die hier beschriebenen personenbezogenen Daten ausschließlich, soweit dies zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen mit uns.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) bzw. f) DSGVO.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, erfolgt die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO. Diese Zwecke sind in erster Linie etwa die Aufnahme in unseren Bewerberpool nach erfolgter Absage, um Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl berücksichtigen zu können, oder etwa die Übermittlung Ihrer Bewerbung an eines unserer Töchterunternehmen, weil Ihre Bewerbung für eine Vakanz in diesem in Frage kommt.
Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zum Abschluss eines Vertragsverhältnis mit uns, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, anschließend in die Personalakte überführt und gemäß Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO entsprechend verarbeitet.

C. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten wird innerhalb unseres Unternehmens beschränkt, sie werden grundsätzlich nur an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen und Fachabteilungen weitergegeben.
Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Bewerbungsunterlagen an andere Unternehmen der HIMT-Gruppe erfolgt nur mit Ihrer vorherigen, ausdrücklichen Einwilligung, z.B., wenn Ihre Bewerbung für eine Vakanz in einem unserer Töchterunternehmen in Frage kommt. Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Eine Datenübermittlung an Dritte oder in das EU-Ausland findet nicht statt.

Zugriff auf Ihre über das Online-Bewerbungstool zur Verfügung gestellten personenbezogene Daten haben grundsätzlich nur wir, die Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH, und er ist auf die zuständigen innerbetrieblichen Stellen und Fachabteilungen beschränkt. Unsere Konzerntöchter haben keinerlei Zugriff auf Bewerber- oder Beschäftigtendaten der Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH über das Online-Bewerbungstool, selbst wenn sie es für eigene Bewerbungsprozesse nutzen. Lediglich wenn Sie sich mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen und weiteren personenbezogenen Daten an eines unserer Töchterunternehmen einverstanden erklären, hat auch das jeweilige Tochterunternehmen Zugriff über das Online-Bewerbungstool.

Andersherum kann es auch sein, dass Sie sich bei einem unserer Töchterunternehmen bewerben, Ihre Bewerbung aber auch für uns von Interesse ist und auf eine bei uns offene Stelle passt. In diesen Fällen wird Sie unser Tochterunternehmen ansprechen und nur nach Ihrer erteilter Einwilligung Ihre Bewerbungsunterlagen und weiteren personenbezogenen Daten an uns übermitteln. In diesem Fall und wenn Sie unser Online-Bewerbungstool genutzt haben, haben sodann wir sowie das jeweilige Tochterunternehmen Zugriff auf Ihre Daten.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Information über die gemeinsame Verantwortlichkeit der Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH und unserem jeweiligen Tochterunternehmen in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

D. Aufbewahrungsfristen, Löschung von personenbezogenen Daten sowie Aufnahme in unseren Talentpool
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange sie für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich sind. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zum Abschluss eines Vertragsverhältnisses mit uns, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt. Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in diesem Pool gespeichert.

E. Ihre Rechte als betroffene Person
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie uns gegenüber verschiedene Rechte, über die wir Sie im Folgenden gerne näher informieren möchten.
Um diese Rechte auszuüben, können Sie sich gerne an uns (datenschutz@himt.de) wenden.

1. Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten. Dies beinhaltet unter anderem auch Angaben dazu, wie lange und zu welchem Zweck wir die Daten verarbeiten, woher diese stammen und an welche Empfänger oder Empfängerkategorien wir diese weitergeben. Zudem können Sie von uns eine Kopie dieser Daten zur Verfügung gestellt bekommen.

2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Als betroffene Person haben Sie das Recht, dass wir nicht oder nicht mehr zutreffende Angaben über Sie unverzüglich berichtigen. Zudem können Sie eine Vervollständigung Ihrer unvollständigen personenbezogenen Daten verlangen. Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, informieren wir über diese Berichtigung auch Dritte, wenn wir Ihre Daten an diese weitergegeben haben.

3. Recht auf Löschung (sog. „Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen zutrifft, insbesondere, wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder der Zweck erreicht wurde oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Löschung durch gesetzliche Bestimmungen eingeschränkt sein kann. Dazu gehören insbesondere die Einschränkungen, die in Art.17 DSGVO und § 35 BDSG aufgeführt sind.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Art. 18 DSGVO
Sie haben außerdem das Recht, von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie z.B. die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen bestreiten oder aber statt der Löschung die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Wenn Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt haben, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5. Widerrufsrecht bei Einwilligungen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sie können uns gegenüber erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dieser Widerruf kann in Form einer formlosen Mitteilung an die o.g. Kontaktadressen erfolgen oder über die hierzu von uns zur Verfügung gestellten technischen Mittel. Falls Sie eine Einwilligung widerrufen, wird davon die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Als betroffene Person haben Sie das Recht, personenbezogene Daten, die Sie betreffen und die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten anderen zu übermitteln. Die Ausübung dieses Rechts lässt Ihr Recht auf Löschung unberührt.

7. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer der zuständigen Aufsichtsbehörden.

8. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sie haben als betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Im Falle eines solchen Widerspruchs verarbeiten wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten als betroffene Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen, kann es sein, dass wir Sie für den Bewerbungsprozess nicht mehr berücksichtigen können.

Weitere Informationen dazu, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen, können Sie unserer allgemeinen Datenschutzinformation entnehmen.

Änderung unserer Datenschutzinformation
Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzinformationen stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzinformationen aufgrund neuer oder überarbeiteter Leistungen, zum Beispiel neuer Serviceleistungen, angepasst werden muss. Die vorherigen Datenschutzinformationen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

Stand April 2021