Data Protection for Job Applications

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    DATENVERARBEITUNG IM RAHMEN DES BEWERBUNGSPROZESS

    Hinweise zur Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozess
    In diesen Hinweisen möchten wir Sie gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren, wenn Sie sich bei uns, der Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH, auf eine offene Stelle oder initiativ bewerben. Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets im Einklang mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und in Übereinstimmung mit den für uns geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen, insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“).

    A. Für die Datenverarbeitung Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter
    Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH
    Mittelgewannweg 27
    69123 Heidelberg
    datenschutz@himt.de

    Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit über die angegebene E-Mail-Adresse kontaktieren.

    B. Welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten
    Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und möchten Sie über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten informieren.
    Sie haben die Möglichkeit, sich postalisch oder online über ein Online-Bewerbungstool unseres Dienstleisters, mit dem wir eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen haben, zu bewerben. Unser Dienstleister darf Ihre personenbezogenen Daten nur nach unserer Weisung und nur zum Zwecke Ihrer Bewerbung für uns verarbeiten.

    Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer fachlichen und beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln (z.B. im Lebenslauf oder persönlichen Gespräch).

    Wir verarbeiten die hier beschriebenen personenbezogenen Daten ausschließlich, soweit dies zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen mit uns.

    Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) bzw. f) DSGVO.

    Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, erfolgt die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO. Diese Zwecke sind in erster Linie etwa die Aufnahme in unseren Bewerberpool nach erfolgter Absage, um Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl berücksichtigen zu können, oder etwa die Übermittlung Ihrer Bewerbung an eines unserer Töchterunternehmen, weil Ihre Bewerbung für eine Vakanz in diesem in Frage kommt.
    Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

    Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zum Abschluss eines Vertragsverhältnis mit uns, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, anschließend in die Personalakte überführt und gemäß Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO entsprechend verarbeitet.

    C. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
    Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten wird innerhalb unseres Unternehmens beschränkt, sie werden grundsätzlich nur an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen und Fachabteilungen weitergegeben.
    Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Bewerbungsunterlagen an andere Unternehmen der HIMT-Gruppe erfolgt nur mit Ihrer vorherigen, ausdrücklichen Einwilligung, z.B., wenn Ihre Bewerbung für eine Vakanz in einem unserer Töchterunternehmen in Frage kommt. Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
    Eine Datenübermittlung an Dritte oder in das EU-Ausland findet nicht statt.

    Zugriff auf Ihre über das Online-Bewerbungstool zur Verfügung gestellten personenbezogene Daten haben grundsätzlich nur wir, die Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH, und er ist auf die zuständigen innerbetrieblichen Stellen und Fachabteilungen beschränkt. Unsere Konzerntöchter haben keinerlei Zugriff auf Bewerber- oder Beschäftigtendaten der Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH über das Online-Bewerbungstool, selbst wenn sie es für eigene Bewerbungsprozesse nutzen. Lediglich wenn Sie sich mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen und weiteren personenbezogenen Daten an eines unserer Töchterunternehmen einverstanden erklären, hat auch das jeweilige Tochterunternehmen Zugriff über das Online-Bewerbungstool.

    Andersherum kann es auch sein, dass Sie sich bei einem unserer Töchterunternehmen bewerben, Ihre Bewerbung aber auch für uns von Interesse ist und auf eine bei uns offene Stelle passt. In diesen Fällen wird Sie unser Tochterunternehmen ansprechen und nur nach Ihrer erteilter Einwilligung Ihre Bewerbungsunterlagen und weiteren personenbezogenen Daten an uns übermitteln. In diesem Fall und wenn Sie unser Online-Bewerbungstool genutzt haben, haben sodann wir sowie das jeweilige Tochterunternehmen Zugriff auf Ihre Daten.

    Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Information über die gemeinsame Verantwortlichkeit der Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH und unserem jeweiligen Tochterunternehmen in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

    D. Aufbewahrungsfristen, Löschung von personenbezogenen Daten sowie Aufnahme in unseren Talentpool
    Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange sie für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich sind. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

    Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zum Abschluss eines Vertragsverhältnisses mit uns, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt. Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in diesem Pool gespeichert.

    E. Ihre Rechte als betroffene Person
    Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie uns gegenüber verschiedene Rechte, über die wir Sie im Folgenden gerne näher informieren möchten.
    Um diese Rechte auszuüben, können Sie sich gerne an uns (datenschutz@himt.de) wenden.

    1. Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
    Sie haben das Recht, von uns Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten. Dies beinhaltet unter anderem auch Angaben dazu, wie lange und zu welchem Zweck wir die Daten verarbeiten, woher diese stammen und an welche Empfänger oder Empfängerkategorien wir diese weitergeben. Zudem können Sie von uns eine Kopie dieser Daten zur Verfügung gestellt bekommen.

    2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
    Als betroffene Person haben Sie das Recht, dass wir nicht oder nicht mehr zutreffende Angaben über Sie unverzüglich berichtigen. Zudem können Sie eine Vervollständigung Ihrer unvollständigen personenbezogenen Daten verlangen. Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, informieren wir über diese Berichtigung auch Dritte, wenn wir Ihre Daten an diese weitergegeben haben.

    3. Recht auf Löschung (sog. „Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DSGVO
    Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen zutrifft, insbesondere, wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder der Zweck erreicht wurde oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
    Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Löschung durch gesetzliche Bestimmungen eingeschränkt sein kann. Dazu gehören insbesondere die Einschränkungen, die in Art.17 DSGVO und § 35 BDSG aufgeführt sind.

    4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Art. 18 DSGVO
    Sie haben außerdem das Recht, von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie z.B. die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen bestreiten oder aber statt der Löschung die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
    Wenn Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt haben, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

    5. Widerrufsrecht bei Einwilligungen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
    Sie können uns gegenüber erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dieser Widerruf kann in Form einer formlosen Mitteilung an die o.g. Kontaktadressen erfolgen oder über die hierzu von uns zur Verfügung gestellten technischen Mittel. Falls Sie eine Einwilligung widerrufen, wird davon die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

    6. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
    Als betroffene Person haben Sie das Recht, personenbezogene Daten, die Sie betreffen und die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten anderen zu übermitteln. Die Ausübung dieses Rechts lässt Ihr Recht auf Löschung unberührt.

    7. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
    Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer der zuständigen Aufsichtsbehörden.

    8. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
    Sie haben als betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Im Falle eines solchen Widerspruchs verarbeiten wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten als betroffene Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

    Bitte beachten Sie:
    Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen, kann es sein, dass wir Sie für den Bewerbungsprozess nicht mehr berücksichtigen können.

    Weitere Informationen dazu, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen, können Sie unserer allgemeinen Datenschutzinformation entnehmen.

    Änderung unserer Datenschutzinformation
    Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzinformationen stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzinformationen aufgrund neuer oder überarbeiteter Leistungen, zum Beispiel neuer Serviceleistungen, angepasst werden muss. Die vorherigen Datenschutzinformationen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

    Stand April 2021

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    DATA PROCESSING IN THE CONTEXT OF THE APPLICATION PROCESS

    Privacy notice on data processing within the application process
    In this privacy notice we would like to inform you about the processing of your personal data when you apply to us, Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH, for a vacancy or on your own initiative. We always process personal data in accordance with the European Data Protection Regulation (“GDPR”) and in compliance with the country-specific data protection regulations applicable to us, in particular the Federal Data Protection Act (“BDSG”).

    A. Data controller and data protection officer
    Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH
    Mittelgewannweg 2769123 Heidelberg
    datenschutz@himt.de

    You can contact our data protection officer at any time via the e-mail address provided.

    B. What personal data we process and for what purposes
    Thank you for your interest in our company. We would like to inform you about the processing of the personal data you have submitted as part of the application process as well as any personal data we may have collected.
    You have the option of applying by post or online via an online application tool provided by our service provider, with whom we have concluded a corresponding data processing agreement. Our service provider may only process your personal data for us in accordance with our instructions and only for the purpose of your application.

    We only process personal data that is related to your application. This may be general personal data (name, address, contact details, etc.), information on your professional and vocational qualifications and school education, information on further professional training and, if applicable, other data that you provide to us in connection with your application (e.g. in your CV or in a personal interview).

    We process the personal data described here exclusively insofar as this is necessary for the purpose of the performance of the application process and for the decision on the establishment of an employment relationship with us. The legal basis for this is Article 88 GDPR in conjunction with section 26 BDSG as well as Article 6 (1) (1) b) GDPR for the performance of a contract with us or in order to take steps at the implementation of contractual relationships with us.

    Furthermore, we may process your personal data if it is necessary for the fulfilment of legal obligations (Article 6 (1) (1) c) GDPR) or for the defence of asserted legal claims against us. The legal basis for this is Article 6 (1) (1) e) or f) GDPR.

    If you expressly consent to the processing of personal data for specific purposes, the processing is based on your consent in accordance with Article 6 (1) (1) a) GDPR. These purposes are primarily the inclusion in our applicant pool after a rejection to be able to consider you for suitable vacancies in our applicant selection in the future, or the transfer of your application to one of our subsidiaries because your application might be of interest for a vacancy there.
    You can withdraw your consent at any time with effect for the future.

    If an employment contract is concluded with us following the application process, your data will subsequently be transferred to the personnel file, insofar as this is necessary and permissible, and processed in accordance with Article 88 GDPR in conjunction with section 26 BDSG and Article 6 (1) (1) b) GDPR.

    C. Recipients of your personal data
    Access to your personal data is restricted within our company; generally, it is only passed on to the internal departments and specialist departments responsible for the specific application procedure.
    Your personal application documents will only be transferred to other companies in the HIMT Group with your prior, express consent, e.g. if your application is considered for a vacancy in one of our subsidiary companies. You can withdraw your consent at any time with effect for the future.
    No data is transferred to third parties or to other EU countries.

    Only we, Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH, have access to your personal data provided via the online application tool, and this access is restricted to the responsible internal departments and specialist departments. Our subsidiaries do not have any access to applicant or employee data of Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH via the online application tool, even if they use it for their own application processes. Only if you agree to the transfer of your application documents and other personal data to one of our subsidiaries will the respective subsidiary also have access via the online application tool.

    The other way around, you might apply to one of our subsidiaries, but your application is also of certain interest to us and it might fit a vacancy we have. In these cases, our subsidiary will contact you and only transfer your application documents and other personal data to us after you have given your consent. In this case and if you have used our online application tool, we and the respective subsidiary will then have access to your data.

    In this context, please also note the information on the joint responsibility of Heidelberg Instruments Mikrotechnik GmbH and our respective subsidiary in our general User Privacy Notice.

    D. Retention periods, deletion of personal data and inclusion in our talent pool
    We store your personal data as long as they are necessary for the decision on your application. Your personal data or application documents will be deleted, maximally six months after the end of the application process (e.g. notification of the rejection decision), unless longer storage is legally required or permitted. We store your personal data beyond this only insofar as this is required by law or in the specific case for the establishment, exercise or defense of legal claims for the duration of a legal dispute. If you have consented to a longer storage of your personal data, we will store it in accordance with your declaration of consent.

    If the application process leads to the conclusion of a contractual relationship with us, your data will initially, if necessary and permissible, continue to be stored, and then transferred to the personnel file. If applicable, you will receive an invitation to join our applicant pool following the application process. This will allow us to continue to consider you in our selection of applicants for suitable vacancies in the future. If we have your consent, your application data will be stored in this pool in accordance with your consent or any future consent.

    E. Your rights as a data subject
    As a data subject, you have various rights regarding us, which we would like to inform you about in more detail below.
    To exercise these rights, you are welcome to contact us (datenschutz@himt.de).

    1. Right of access, Article 15 GDPR
    You have the right to obtain information from us about whether we process any personal data concerning you and what kind of data we process. This includes, among other things, information on how long and for what purpose we process the personal data, where the data originates from and to which recipients or categories of recipients, we transfer it. In addition, we can provide you with a copy of the personal data undergoing processing.

    2. Right to rectification, Article 16 GDPR
    As a data subject, you have the right to request that we correct your information about that is no longer accurate without undue delay. In addition, you can request that complete your incomplete personal data. If required by law, we will also inform third parties about this rectification if we have passed on your data to them.

    3. Right to erasure (“right to be forgotten”), Article 17 GDPR
    You have the right to request that we erase your personal data without undue delay if one of the following reasons apply, in particular if your data is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed, or if the purpose has been achieved, or if you withdraw your consent.
    Please note that your right to erasure may be restricted by legal provisions. These include the restrictions listed in Article 17 GDPR and section 35 BDSG.

    4. Right to restriction of processing, Article 18 GDPR
    You also have the right to request to restrict the processing of your personal data if, for example, you dispute the accuracy of your personal data for a period of time that allows us to verify the accuracy of the personal data or if you ask us to restrict the use of your personal data instead of erasing it.
    If you have obtained a restriction on processing, we will inform you before the restriction is lifted.

    5. Right of withdraw your consent, Article 7 (3) GDPR
    You may withdraw any consent given to us at any time with effect for the future. This withdrawal can take the form of an informal notification to the contact addresses, listed above, or via the technical means provided by us for this purpose. If you withdraw your consent, the legality of the data processing carried out up to that point will not be affected.

    6. Right to data portability, Article 20 GDPR
    As a data subject, you have the right to receive personal data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit this data to others. The exercise of this right does not affect your right to erasure.

    7. Right to complain to the supervisory authority, Article 77 GDPR
    If you believe that our processing of your data violates applicable data protection law, you have the right to lodge a complaint with one of the competent supervisory authorities.

    8. Right to object, Article 21 GDPR
    As the data subject, you have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of Article 6 (1) (1 e) or f) GDPR; this also applies to profiling based on these provisions. In the event of such an objection, we will no longer process the personal data concerning you, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms as a data subject, or the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.

    Please note:
    If you exercise your rights as a data subject, we may no longer be able to consider you for the application process.

    For more information on how we process personal data and what rights you have, please see our User Privacy Notice.

    Change to our data protection information
    In order to ensure that our privacy notice always complies with the current legal requirements, we reserve the right to make changes at any time. This also applies if the privacy notice must be adapted due to new or revised services. We will be happy to provide you with the previous privacy notice on request.

    May 2021

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